Privacy Policy

Mind Matters Marathon is een feitelijke vereniging van vrienden die deze virtuele run organiseert, vertegenwoordigd door haar voorzitter, Jonas De Kerf.

Contactgegevens:

  • https://mindmattersmarathon.com
  • Nieuwe Baan 78 – 9111 Belsele
  • +32488877673

Algemeen

In deze privacyverklaring wordt er besproken hoe de persoonsgegevens door Mind Matters Marathon verwerkt worden en hoe wij de privacy van onze lopers en schenkers waarborgen. Wij nemen hun privacy dan ook zeer ernstig en streven ernaar om op een wettelijke en eerlijke manier met deze gegevens om te gaan. Daarnaast worden deze verwerkt in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de Europese Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, hetzij ‘de algemene verordening gegevensbescherming’ (‘AVG’) of ‘General Data Protection Regulation’ (‘GDPR’).

Indien u na het lezen van deze verklaring nog vragen zou hebben of problemen zou ondervinden met onze website of diensten, kunt ons steeds contacteren via info@mindmattersmarathon.com.

Wie valt er onder deze privacyverklaring?

Het gaat hier om elke natuurlijke persoon die persoonlijke gegevens met ons uitwisselt. Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van onze lopers, websitegebruikers, schenkers en andere mensen die met ons in contact komen.

Welke gegevens worden verzameld?

De gegevens die op een identificeerbaar persoon betrekking hebben, worden hier omschreven als persoonsgegevens. Wij ontvangen deze gegevens indien u een formulier invult door u te registreren als loper of als schenker.

Lopers krijgen de keuze om zich privé of publiekelijk te registreren, waarbij er verschillende gegevens door ons worden bijgehouden. Indien zij ervoor kiezen om zich privé te registreren, beslissen zij dat hun gegevens niet publiekelijk op de website worden gedeeld om via schenkers geld te kunnen inzamelen, maar dat ze zelf een bedrag naar keuze naar het goede doel in kwestie zullen storten om toch zo een bijdrage te kunnen leveren. Als dit het geval is, vragen wij enkel hun naam, e-mailadres, het aantal kilometers dat ze willen lopen en welk bedrag zij wensen bij te dragen aan het goede doel in kwestie.

Voor lopers die ervoor kiezen om zich publiekelijk te registreren, zal een pagina op de website komen, waardoor schenkers hen een gift kunnen geven door daarop door te klikken. Lopers zelf hebben dus geen account. De gegevens die dan zullen worden gevraagd zijn hun naam, e-mailadres, aantal kilometers dat ze zullen lopen, een eventuele foto naar keuze en een korte omschrijving waarin de lopers zich voorstellen. Op de pagina zelf komen enkel hun naam, het aantal kilometers, een foto (niet verplicht) en een korte voorstelling van de loper.  

Indien u een gift geeft aan een loper voor dit evenement, wordt u doorverwezen naar een betaalplatform van de KU Leuven, waar een andere privacy statement geldt. Er worden geen gegevens van schenkers publiekelijk gedeeld. Wel zal de naam van de schenker, e-mail, het betreffende bedrag en de loper waarvoor de gift was door ons worden bijgehouden. Indien de schenker anoniem wenst te blijven zal hij/zij rechtstreeks worden doorverwezen naar het betreffende betaalplatform en worden er geen gegevens door Mind Matters Marathon bijgehouden.  Een namenlijst van alle schenkers wordt aan de organisatoren van de Mind Matters Marathon bezorgd.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@mindmattersmarathon.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Voor welk doeleinde worden deze gegevens verzameld en op welke grondslag?

We verzamelen de gegevens ten rechtsgronde van de expliciete toestemming van onze deelnemers en schenkers en omwille van volgende redenen 

  • Om lopers hun inschrijving en/of betaling af te handelen. 
  • Om lopers op de hoogte houden over de organisatie van het evenement. 
  • Om lopers op de hoogte te houden van het bedrag dat zij in totaal hebben verzameld/bijgedragen aan het fonds. 
  • Om de betalingen van schenkers bij te houden. 
  • Om schenkers op de hoogte te houden over de organisatie van het evenement. 

Wie heeft er toegang tot deze gegevens, wie kan ze bewerken en wie is er verantwoordelijk?

Voor een aantal verwerkingen op onze website bepaalt Mind Matters Marathon hoe alle (persoons)gegevens worden verwerkt. Mind Matters Marathon is geen juridisch rechtspersoon, wat maakt dat twee van onze organisatoren, Jonas De Kerf en Dries Pieters, de verwerkingsverantwoordelijken zijn van deze gegevens. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk zijn voor de wettelijke naleving in verband met de verwerking van bovenstaande gegevens. Ze kunnen bereikt worden via info@mindmattersmarathon.be. De KU Leuven is verantwoordelijk voor de gegevens die schenkers in het donatieformulier ingeven, waarbij we verwijzen naar hun privacy statement. Valérie Verbist is de functionaris van de universiteit voor gegevensbescherming algemene verwerkingen van persoonsgegevens. Haar contactgegevens vindt u via volgende link: https://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/person/00073206 

De informatie van de lopers die ervoor kiezen om zich publiekelijk te registreren, zal via onze site voor iedere bezoeker van onze website toegankelijk zijn. De informatie van private lopers is enkel beschikbaar voor de medewerkers van Mind Matters Marathon, omwille van de hierboven vermelde redenen. Voor schenkers, zowel anoniem als met toestemming, zullen er geen gegevens publiekelijk op de website worden gedeeld. Enkel en alleen de gegevens van schenkers die toestemming gaven, zullen door onze medewerkers toegankelijk zijn om hun taken uit te voeren, in dit geval om na te gaan hoeveel de gift bedroeg en hoeveel elke loper heeft ingezameld. Enkel het betaalde bedrag van deze schenkers zal naar de loper in kwestie worden meegedeeld, zonder effectieve verwijzing van waar dit bedrag komt. Indien een loper de identiteit van zijn/haar schenker wenst, kan zij dit aanvragen via e-mail, enkel en alleen als de schenker in kwestie hier specifieke toestemming voor heeft gegeven.  

Hoe worden deze gegevens beschermd en opgeslagen?

We zetten alles in om persoonsgegevens en de privacy te beschermen en onze medewerkers gaan heel voorzichtig om met deze gegevens. Alleen die medewerkers die persoonlijke informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren kunnen uw gegevens bekijken.

De gegevens van alle schenkers en de private lopers worden enkel via e-mail verzonden naar het e-mailadres van info@mindmattersmarathon.com. Daar kan onze gegevensverantwoordelijk (Jonas De Kerf) enkel en alleen aan door zich aan te melden bij een database van Combell en deze gegevens worden alleen geraadpleegd omwille van bovenstaande vermelde doelstellingen. Om de giften van schenkers eventueel terug te kunnen koppelen aan de lopers, worden het bedrag dat iedere schenker heeft gedoneerd en de identiteit van iedere schenker (mits hun toestemming) per loper bijgehouden op de persoonlijke computers van de gegevensverantwoordelijken, Jonas De Kerf en Dries Pieters. Deze computers zijn beveiligd met een paswoord en is niet toegankelijk voor derden. 

Mind Matters Marathon neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@mindmattersmarathon.com.

Bewaringstermijn

Mind Matters Marathon bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren een vaste bewaartermijnen voor persoonsgegevens. Het evenement eindigt 16 mei. Om daarna eventueel de giften aan de lopers te kunnen koppelen, houden wij de gegevens 8 weken bij na het einde van dit evenement, waarna ze worden verwijderd.

Doorgifte persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens zullen niet doorgegeven worden aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de organisatie van onze opdracht of mits uw expliciete toestemming.

Wat zijn mijn rechten?

Wij respecteren conform de wet uw recht om:

  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
  • toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens;
  • foutieve of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren of te actualiseren;
  • uw gegevens in te zien;
  • uw gegevens te laten wissen;
  • uw toestemming in te trekken;
  • te verzoeken tot beperking van de verwerking;
  • te verzoeken uw gegevens over te dragen;
  • klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger.)

Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?

Iedereen kan deze rechten kosteloos uitoefenen. Hiertoe kunt u contact opnemen Mind Matters Marathon, t. a. v. Jonas De Kerf, +32488877673 of via e-mail info@mindmattersmarathon.com. Deze aanvraag zal binnen de 4 weken uitgevoerd en beantwoord worden. Om misbruik te voorkomen vragen we u om een kopie van uw identiteitskaart (enkel de voorkant – zonder het rijksregister) met uw aanvraag mee te sturen. We wijzen er ook op dat uw identiteit redelijkerwijs moet kunnen worden geverifieerd om uw rechten uit te oefenen, om identiteitsfraude te voorkomen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Op deze website worden geen cookies opgeslagen. Voor het cookiebeleid op het donatieformulier van de KU Leuven, verwijzen we graag naar: https://admin.kuleuven.be/icts/cookiebeleid/

  1. We willen de boodschap van mentaal welzijn zo goed mogelijk verspreiden in deze crisisperiode. Met het geld dat we inzamelen kunnen we jongeren met psychische problemen zo goed mogelijk ondersteunen.
  2. We willen een soort virtuele “connectedness” creëren, waarbij we tezamen een loopgroep oprichten van sporters die elkaar ondersteunen en aanmoedigen, ook al kan dit niet fysiek.
  3. We willen mensen aanmoedigen om structuur en doelen op te stellen doorheen deze moeilijke periode, door hen uit te dagen om het loopschema te volgen en uiteindelijk verder te lopen dan ze ooit hadden verwacht.
  1. We willen de boodschap van mentaal welzijn zo goed mogelijk verspreiden in deze crisisperiode. Met het geld dat we inzamelen kunnen we jongeren met psychische problemen zo goed mogelijk ondersteunen.
  2. We willen een soort virtuele “connectedness” creëren, waarbij we tezamen een loopgroep oprichten van sporters die elkaar ondersteunen en aanmoedigen, ook al kan dit niet fysiek.
  3. We willen mensen aanmoedigen om structuur en doelen op te stellen doorheen deze moeilijke periode, door hen uit te dagen om het loopschema te volgen en uiteindelijk verder te lopen dan ze ooit hadden verwacht.

Enkele van de geregistreerde lopers